Однак перш ніж телефонувати у важливій справі, особливо до
людини, статус якої вищий, а її рішення матиме важливе значення, треба спочатку
добре обміркувати можливий перебіг майбутньої розмови. Для цього треба уявити
собі людину, з якою доведеться розмовляти, і розмову будувати, враховуючи її
особливості. До того ж треба зважати на те, що в неї обмаль часу і не вона є
ініціатором бесіди.
Звичайно, телефонну розмову спланувати досить важко,
особливо з незнайомим абонентом. Ми не бачимо співрозмовника, нам не відомі
його жести, міміка і т. ін. Ми лише чуємо його голос, орієнтуємось на інтонацію
та паузи. До того ж розмова обмежена в часі (3-5 хвилин).
Ця бесіда має відбуватися поетапно: взаємне представлення,
введення співрозмовника в курс справи, обговорення проблеми, заключні слова.
Викладаючи проблему по телефону, слід дотримуватись максимальної лаконічності
фраз, точності формулювань, однозначності висловлювань, чіткості дикції.
Умовно телефонну розмову можна поділити на офіційну і
приватну. Кожне з них вимагає відповідного етикету. Телефонна розмова, як
правило, почитається привітання.
Не слід запитувати: з ким я говорю? Якщо розмовляє не той, з
ким ви хочете поговорити, необхідно попросити покликати потрібну людину. Робити
це слід коректно, ввічливо.
Часто в державних установах можна почути шаблонну фразу -
турбує вас такий-то... Ділова телефонна розмова в роботі установи чи закладу аж
ніяк не може турбувати, бо вона для цього й призначена.
Важливим є вміння слухати співрозмовника. Вихована людина не
буде перебивати співрозмовника чи поправляти. За етикетом завершує телефонну
розмову як у діловому, так і в приватному спілкуванні, її ініціатор.
Завершуючи телефонну розмову, обов’язково треба попрощатися.
Варто пам’ятати, що надмірна ввічливість, улесливість нe прикрашають
співрозмовника, це, навпаки, свідчить про його низький етичний рівень і можуть
викликати роздратування. |